comment remplir une enveloppe ?

La façon dont une lettre, un chèque ou une carte est mis dans une enveloppe n'a pas vraiment d'importance. Le destinataire ouvrira simplement l'enveloppe, en retirera le contenu et la jettera. Cependant, lorsqu'il s'agit de remplir des enveloppes à des fins professionnelles, il y a absolument une façon correcte de le faire. Il est en effet important de créer la meilleure première impression possible lorsque votre destinataire ouvre l'enveloppe.

Mise sous enveloppe d'une lettre

Lorsque vous envoyez une lettre commerciale à un destinataire, la première chose à faire est de plier la lettre en trois, en commençant par le tiers inférieur de la lettre. Pliez-la vers l'arrière de façon à ce que le tiers inférieur de la première page se trouve maintenant au dos de la dernière page. Ensuite, pliez le tiers supérieur de la première page et repliez-le de la même manière. Lorsque vous regardez la lettre pliée, vous ne devriez voir que le tiers supérieur de la première page d'un côté et le tiers central de celle-ci de l'autre.

Enveloppe à fenêtre ou enveloppe standard ?

Avant de remplir l'enveloppe, déterminez si vous utiliserez une enveloppe à fenêtre ou une enveloppe standard. Si vous utilisez une enveloppe à fenêtre, assurez-vous que la partie du document contenant l'adresse du destinataire est insérée dans l'enveloppe de manière à être visible à travers la fenêtre.

Dans la plupart des documents commerciaux, l'adresse figure en haut de la première page. Il suffit donc de placer le haut de la lettre face à l'avant de l'enveloppe. Si vous ne parvenez pas à faire tenir l'adresse complète, y compris le code postal, dans la fenêtre, retirez-la de l'enveloppe et utilisez une enveloppe sans fenêtre sur laquelle l'adresse est écrite ou imprimée.

Si vous utilisez une enveloppe traditionnelle sans fenêtre, le haut de la première page doit être visible lorsque vous soulevez le rabat afin que le destinataire puisse commencer à voir ce qui a été envoyé avant même de sortir la lettre de l'enveloppe. C'est le meilleur moyen de s'assurer que votre document sera lu et de permettre à votre destinataire de commencer à lire plus facilement dès qu'il sort la lettre de l'enveloppe.

Mise sous enveloppe des chèques

Les règles pour les chèques sont en grande partie les mêmes que pour les lettres, sauf que vous voulez garantir que le chèque apparaîtra dans la fenêtre d'une enveloppe à fenêtre ou sera la première chose que le destinataire verra en ouvrant une enveloppe standard.

Comme la plupart des chèques imprimés sur des feuilles de papier grand format comportent le chèque dans le tiers inférieur du papier, il faut d'abord plier le tiers supérieur, puis le tiers inférieur, de manière à ce que le chèque soit visible sur le haut du papier plié.

Etiquette des cartes de vœux

S'il est préférable de placer une lettre d'affaires dans une enveloppe standard de manière à ce que la première page soit tournée vers le destinataire, il s'agit simplement d'un moyen d'augmenter les chances que votre lettre soit lue. En revanche, lorsqu'il s'agit de mettre une carte de vœux dans une enveloppe, il existe un ensemble de règles bien établies définissant l'étiquette de la carte de vœux, et ces règles stipulent que vous devez vous assurer que le recto de la carte est tourné vers le haut, vers le rabat. Ainsi, votre carte sera immédiatement visible lorsque le rabat sera soulevé et le destinataire n'aura pas besoin de retourner la carte pour la lire. C'est également la bonne façon d'insérer une invitation dans une enveloppe.

L'étiquette veut aussi que vous placiez la couture de la carte en haut de l'enveloppe, près du rabat. C'est important car cela permet de s'assurer que l'argent ou les cartes-cadeaux placés dans la carte de vœux ne tomberont pas dès que la carte sera ouverte. Vous devez toujours placer l'argent ou les cartes-cadeaux à l'intérieur de la carte de vœux plutôt que de les laisser en vrac dans l'enveloppe afin qu'ils soient visibles et ne tombent pas lorsque la carte est retirée de l'enveloppe. Cette précaution est particulièrement importante pour éviter que ces cadeaux ne soient perdus.

Pour ce qui est d'écrire un message d'anniversaire dans l'enveloppe ou d'y ajouter des autocollants, vous pouvez le faire au recto ou au verso de l'enveloppe, mais si vous envoyez l'enveloppe par la poste plutôt que de la remettre au destinataire, assurez-vous que l'adresse postale et l'adresse de retour sont toujours clairement et facilement lisibles par les postiers.

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